ניהול כספים בסביבת מרקט-פלייס ומסחר אלקטרוני
הקמת חנות אינטרנטית זה עסק מורכב – בניית אתר מאובטח ותפעולו, יצירת חוויית משתמש, שפה שיווקית ופרסום, שיתופי פעולה והסכמים עם ספקים, חשיפה לקהל המתאים ומתן שירות לקוחות טוב. בין כל אלה ועוד ישנו פקטור מרכזי אחד אליו כל היתר מתחברים והוא ניהול הכספים והמדיניות החשבונאית. כאן מתקבלת התמונה המלאה של העסק, ומכאן יקום ויפול דבר. עסק המתבסס על סחר אלקטרוני או מרקט-פלייס מוכרח לקחת בחשבון מספר גורמים קריטיים על-מנת להיות מאוזן תזרימית, יעיל תפעולית ולציית לחוקי המדינה בכל הקשור למיסוי על הכנסה ולמע"מ. יזמים מעלים ברשתות החברתיות לא מעט שאלות הקשורות להתנהלות חשבונאית וחוקית בחנויות אינטרנטיות. אנסה להביא מניסיוני בניהול כספים של חברות סחר אלקטרוני בחידוד מספר נקודות שכיחות:
מי אמור להוציא חשבונית ללקוח? ישנן לא מעט וריאציות של חנויות אינטרנטיות – כאלה שמוכרות מוצרים בבעלותן, או אחרות שמתפקדות כמתווך בעוד שהספק שולח את המוצר ישירות ללקוח. במקרים מסויימים ישנו אף שילוב בין השניים. ישנם גם אתרים שמוכרים בכלל שירותים שניתנים ישירות על-ידם או ע"י נותני שירותים חיצוניים. למשוואה הזו יש להוסיף גם את השאלה האם הלקוחות והספקים הם תושבי הארץ או חו"ל. ריבוי האפשרויות הזה הופך את אופן ההתחשבנות מול הלקוח והספק למורכב ותלוי בפרמטרים שונים. ישנם מצבים בהם החנות אמורה להוציא את החשבונית ללקוח, ובאחרים הספק החיצוני הוא זה שמפיק אותה והחנות מחייבת את הספק בעמלת תיווך בלבד בחשבונית נפרדת. בעסקאות עם לקוחות/ספקים מחו"ל יתכן שהחשבונית בכלל אמורה להיות פטורה ממע"מ, בעוד שעמלת התיווך חייבת במע"מ. לכן, כדי לקבוע את דרך הפעולה החשבונאית יש להבין תחילה כיצד בדיוק העסק פועל, האם מדובר בסחורה בבעלות העסק ומי מחוייב לספקה ללקוח, מי סולק את הכסף, מי קובע את מחיר המוצר, מי מעדכן את המוצרים באתר, והאם הלקוח ו/או הספק הינם ישראלים. אופן הפקת החשבונית ישפיע גם על רישום ההכנסה בספרי החשבונות – הכנסה ברוטו הכוללת את עלות המוצר ואת עמלת התיווך, או הכנסה נטו הכוללת את עמלת התיווך בלבד.
מי סולק, ומה זה ניכיון אשראי (פקטורינג)? מאחורי פעולת הסליקה הטכנית של כרטיס האשראי של הלקוח באתר מסתתר עולם שלם של תככים עסקיים ומאבק כוחות תמידי. הגורם אשר סולק בפועל את העסקה הוא זה שנהנה מתזרים המזומנים המיידי. לכן מקובל שהצד החזק הוא זה שיופיע בהסכם ההתקשרות כצד הסולק, בין אם החנות האינטרנטית או הספק. כאשר החנות היא זו שסולקת, היא מבטיחה בראש ובראשונה את קבלת עמלת התיווך מבלי שהיא צריכה "לרדוף" אחרי הספק שישלמה. בנוסף, ביכולתה לשלוט על תזרים המזומנים שלה כך שממוצע ימי אשראי הלקוחות יהיה קצר מזה של הספקים ובכך לשמור על תזרים חיובי בכל הקשור לעסקאות באתר. כמו כן, בתקופות לחוצות תזרימית ניתן לפנות אל חברת האשראי הסולקת ולבקש לבצע ניכיון עסקאות אשראי. בדרך כלל נהוג שחברת האשראי מעבירה פעם בחודש את כל עסקאות האשראי שבוצעו במהלך החודש, ולעיתים אף בעיכוב של חודש נוסף (תלוי בחברה הסולקת), כך שהתזרים מגיע בפולסים חודשיים ועלול להעיק עד מאוד על ההתנהלות הכספית היום-יומית ועל עמידה במחויבויות כספיות במהלך החודש. באמצעות ניכיון עסקאות אשראי ניתן לקבוע שהכסף יעבור לעסק בתדירות יומית/שבועית/דו-שבועית במקום בתדירות חודשית, זאת בתמורה לתשלום ריבית הנקבעת בין הצדדים. הניכיון מאפשר גם לקבל מראש ובבת אחת עסקאות שבוצעו בתשלומים.
באיזו תוכנה להשתמש להפקת חשבוניות וכיצד מבצעים בקרות? ישנן לא מעט תוכנות חוקיות (הפועלות באישור רשות המיסים) להפקת חשבוניות וקבלות דיגיטליות ללקוחות. בבואנו לבחור אחת עבור החנות האינטרנטית, יש לקחת בחשבון את המרובע "אתר-חברת סליקה-תוכנה להפקת חשבוניות-מערכת הנהלת חשבונות" (ישנם מקרים בהם מערכת הנהלת החשבונות גם מפיקה את החשבוניות והקבלות הדיגיטליות ללקוחות). ככל שהממשק בין ארבעת הגורמים הינו ממוחשב, אוטומטי ומתוכנן באופן נכון, כך העסק מתנהל באופן יעיל ומדוייק יותר. רישומי הנהלת החשבונות של ההכנסות נעשים באופן נכון, והחשבוניות והקבלות יוצאות כחוק בהתאמה מלאה עם פרטי ההזמנה שבוצעו באתר. החוק קובע לדוגמה כי בעסקה של אספקת שירותים (למשל: שירותי יעוץ, עריכת דין, הרצאה וכו') וכן בעלי עסקים קטנים (מחזור עסקאות קטן), יש להוציא חשבונית מס לכל המאוחר תוך 14 יום ממועד קבלת התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות עצמו. בעסקה של אספקת סחורה (להבדיל ממתן שירותים) בהיקפים מסוימים, יש להוציא חשבונית מס לכל המאוחר תוך 14 יום מהיום שבו נמסרה הסחורה ללקוח, בלי קשר למועד מתן התשלום. כאשר הממשק איננו אופטימלי ורציף, הפתח לטעויות גדול מאוד ויתכנו מצבים בהם מצד אחד הופקה הזמנה של מוצר X בעלות Y אשר נסלקה היטב, אך הופקה חשבונית ובה מופיע בכלל מוצר W בעלות Z. החשבונית השגויה לא רק תתסכל את הלקוח, היא גם תדווח למע"מ ולמס הכנסה עם סכומים שגויים, ותירשם כהכנסה שגויה בספרי החשבונות, ומכאן הבעיות רק מתחילות. ישנם גם מקרים בהם יזמים נמנעים מלהפוך את הממשקים לאוטומטיים כך שבמקום שהחשבונית תופק ותישלח ברגע ביצוע העסקה, מנהל החשבונות נאלץ לייבא את העסקאות מהאתר למערכת הנהלת החשבונות ולהפיק את החשבוניות אחת לכמה ימים. ברגע שהתהליך הופך לחצי אוטומטי או לידני, הסיכוי לקרות טעויות גדל, ואנו נדרשים להשקיע משאבים גדולים יותר בבקרת שגיאות, לא רק בסביבת הנהלת החשבונות אלא גם בשירות הלקוחות ובתפעול האתר. במצב האידאלי, ישנה מערכת אשר מבצעת הצלבות של הנתונים בין המערכות השונות - אתר, סליקה, והנהלת חשבונות ומציפה אי-התאמות בגין עסקאות ספציפיות אשר עוברות לטיפול פרטני.
כיצד לשלם לספקים, ומה זה מס"ב? בעת ההתקשרות עם ספק של האתר ובמקרים בהם החנות היא הצד הסולק, נקבעים בין היתר תנאי התשלום לספק (שוטף, שוטף+30, וכו'). למען הסדר הטוב, המשמעות של "שוטף" היא תשלום ב- 1 בחודש העוקב, ביחס לתאריך המופיע על החשבונית. לדוגמה, חשבונית שהופקה בתאריך 13.3.18 ומשולמת לפי ש+30 תשולם בפועל בתאריך 1.5.18. לאחר שהחשבונית מהספק נבדקה כראוי ווידאנו שההזמנות המופיעות בה הן במחיר המוסכם עם הספק, שהן אכן סופקו ללקוח וחוייבו כיאות - יש לשלם אותה בזמן, בין היתר באמצעות העברה בנקאית, כרטיס אשראי או צ'ק. אמנם בדרך כלל העמלות על הפקדת צ'קים נמוכות משמעותית מהעברה בנקאית רגילה (באמצעות פקס) ואף מהעברה אינטרנטית מאתר הבנק, בפועל תשלום באמצעות צ'ק הינו פתח לאנדרלמוסיה תזרימית. מהרגע שהצ'ק נשלח אל הספק בדואר (הרפתקה בפני עצמה, רבו המצבים בהם הצ'קים נעלמו אל הלא נודע) או נמסר לספק ישירות – אין לדעת מתי יפרע. במצבים בהם מספר רב של צ'קים פוזר בין ספקים שונים, כמעט ולא ניתן לנהל תזרים באופן ראוי ואחראי. מנגד, שימוש תדיר בכרטיס אשראי עלול למצות את המסגרת הבנקאית ולהכניס את העסק למחנק אשראי. חלופה אפשרית לצ'קים ולהעברות בנקאיות היא פתרון יעיל וזול יחסית שנקרא מס"ב (מרכז סליקה בנקאי). מדובר בחברה אשר ממומשקת לבנקים, ובאמצעות הפלטפורמה האינטרנטית שלה ניתן לבצע העברות ע"י טעינת קובץ ובו ריכוז של כל התשלומים לספקים השונים באותו מועד (ניתן להכניס גם עשרות מוטבים שונים לאותו קובץ). עלות הטמעת המערכת הינה כמה מאות שקלים אשר משולמים באופן חד-פעמי (לאחר מכן אין עלויות נוספות ככל הידוע לי, למעט העלות לביצוע העברה). שידור קובץ בודד יעלה בדרך כלל משמעותית פחות מביצוע אותן העברות דרך הבנק. מומלץ מאוד לעסקים אשר מבצעים ריבוי העברות לבחון את השימוש בכלי הזה.
יובהר כי כל המופיע במאמר זה הינו דעתו של הכותב בלבד. האמור לעיל הינו מידע כללי וראשוני בלבד, ולא נועד בשום מקרה לשמש כייעוץ משפטי או פיננסי. אין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ באיש מקצוע העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה או קבלת כל החלטה.
