זה סימן שאתה צריך – באיזה עיתוי כדאי לצרף מנהל כספים לעסק?
בכל ארגון קיימים אדם או מחלקה אשר מופקדים על ניהול הכספים. בין אם מדובר בעובדים בעלי השכלה בתחום, או באדם בעל נטיה למספרים ולדוחות – כדאי שהאחריות תוטל על גורם מתאים, שכן הדחקה פיננסית בעסק היא גזר דין ידוע מראש, כזה שאף פעם לא נגמר עם סוף טוב.
לא כל חברה זקוקה למנהל כספים עתיר ניסיון, במשרה מלאה או בכלל. לעיתים לא קיימות מורכבויות שדורשות תשומת לב מיוחדת או רמת ידע גבוהה, וניתן להסתפק במנהל חשבונות זוטר שיבצע את המטלות השוטפות בניהול ספרי החברה.
מנסיוני, ישנן נקודות קריטיות במהלך החיים של עסק שבהן על הקברניטים לצרף לספינה אדם שיביא עמו את הכלים ההכרחיים הנדרשים לא רק להישרדות, אלא גם להצלחה.
בין אם מדובר בגיוס איש מקצוע אל תוך הארגון, או בשימוש בשירותים במיקור חוץ – לטעמי הנקודות הבאות מהוות סיבה טובה לשקול לצרף מנהל כספים לסיפון:
תמחור מורכב של מוצרים ושירותים – טעות נפוצה מאוד היא תמחור מוצר לפי עלותו הישירה בלבד (בהתאם לרווח הגולמי הרצוי), תוך התעלמות מהעלויות העקיפות.
ניקח לדוגמא עסק קמעונאי פשוט שכל פעילותו היא סחר בשלושה מוצרים שונים, כל אחד נרכש מספק אחר, ומאוחסן, מטופל ומשווק באופן שונה. גם אם עלותם הישירה של שלושת המוצרים זהה, הם לאו דווקא ימכרו באותו המחיר – הרי מעבר לעלותם הישירה מול הספק, ישנן גם תקורות ועלויות עקיפות (עלויות תפעול) שיש לקחת בחשבון. עסקים רבים מתעלמים מעלויות אלה בבואם להגיש הצעת מחיר ללקוח, ולא טורחים להעמיס אותן על המוצר כדי להבטיח את רווחיותו.
תמחור נכון יקח בחשבון את כלל העלויות שמבטאות נכונה את הטיפול במוצר, מרגע רכישתו ועד מכירתו ללקוח, לרבות: שכר עובדים (מכל המחלקות הרלוונטיות), אחסון ושינוע, שיווק, יעוץ, סליקה, מסים, פחת, מימון, כלליות ועוד.
תזרים מזומנים ערני – ניהול תזרים הינו משימה יום-יומית וסיזיפית שדורשת לא רק מדידה אחורנית לצרכי דוחות ובקרות, אלא בעיקר יכולת לתכנן ולחזות קדימה. תזרים המזומנים הינו האויר לנשימה של כל עסק, וכפי שישנם לא מעט אנשים שמתקשים להימנע ממשיכת יתר בחשבונם הפרטי, משיחות לא נעימות עם הבנקאי, ומהסתבכות עם עסקאות בתשלומים בכרטיס האשראי, כך גם ארגונים רבים לא מסוגלים לנהל עצמם תזרימית.
תנאי אשראי עם לקוחות וספקים, קווי אשראי מבנקים וממוסדות, צ'קים, כרטיסי אשראי, סליקה, העברות בנקאיות ומס”ב, המרות מט"ח, פעילות נכיון, ריבוי חשבונות בנק ומטבעות – כל אלה מתנקזים אל תוך בליל של טרנזקציות שמתרחשות מדי יום בחברה. משימתו הראשונה של מנהל הכספים היא הפיכת ה"בלתי צפוי" למתוכנן וידוע מראש, הרמת דגלים כשנדרש והימנעות מקטסטרופות מיותרות.
גם גביה מלקוחות ותשלומים לספקים – המשפיעים העיקריים על תזרים המזומנים כדאי שינוהלו תחת אותה מטריה של גוף כספים. כבר נתקלתי בארגונים בהם האדם שניהל את התזרים לא היה מעורב בפעילות הרכש והמכירות, מה שיצר בורות תזרימיים שלעיתים לא ניתן היה לצאת מהם.
בקרה תקציבית : תכנון מול ביצוע – העמדת תקציב תקופתי (שנתי/רבעוני/חודשי) הכרחית לצורך קביעת יעדים כספיים לארגון. העמידה באותם יעדים תימדד ע"פ הביצועים התקופתיים בפועל, אלא שאותה מדידה הינה מלאכה מורכבת לעיתים, אשר דורשת הבנה עמוקה במתרחש בארגון, ובמיוחד בקיאות בספרי החשבונות.
הביצוע התקציבי נגזר בראש ובראשונה ממאזן הבוחן המותאם של העסק, אשר מופק ממערכת הנהלת החשבונות, ועובר בחינה של היתרות המאזניות, לרבות התאמות של חשבונות חתך (הכנסות לקבל/מראש, הוצאות לשלם/מראש וכו').
לא ניתן לערוך דוח תקציב תכנון מול ביצוע ללא שליטה מלאה בפעילות העסקית ובמערכות ממוחשבות מתאימות.
באמצעות בקרה תקציבית נכונה המבוססת מדידה לפי מרכזי רווח לכל פעילות ניתן לזהות באופן יעיל את הרווחיות של כל תחום, ולהפיק את הלקחים הנדרשים בנוגע לתמחור מוצרים, ולתפעול וכדאיות העסק.
אם ניהול תזרים המזומנים זו פעילות הנעשית בשוטף, הכנת דוחות תקציביים דורשת השקעת זמן משעותית בהרבה, תוך לקיחה בחשבון של משתנים רבים ומגוונים יותר.
הטמעת ומימשוק מערכות ממוחשבות – בסופו של יום הכל נמדד בכסף. כדי שניהול הכספים בארגון יהיה מיטבי והמידע הרלוונטי יתנקז בסופו של דבר למערכת הנהלת החשבונות, יש לשאוף ככל הניתן לממשק אליה את המערכות הממוחשבות האחרות כגון CRM, סליקה, ניהול רכש וכד'. ממשק טוב יחסוך זמן יקר שהיה נדרש לעיבוד המידע וביצוע הצלבות ובדיקות, אלמלא היתה למערכות השונות שפה משותפת. ממשק איכותי הוא כזה אשר משרת את משתמש הקצה, לכן חשוב שמנהל הכספים יקח חלק בתכנונו ויישומו.
במקרים רבים קיים מידע רלוונטי רב במערכות התפעוליות של הארגון אשר מהווה השלמת תמונה בזמן אמת למידע הקיים במערכת הנה"ח. מנהל הכספים נעזר בכל המערכות העומדות לרשותו כדי לבצע את ההתאמות הדרושות ולהעמיד דוחות כספיים וניהוליים מדוייקים, המשמשים את מנהלי החברה והדירקטוריון.
גיוס הון ואשראי – אחד הדברים הראשונים שמשקיע או מוסד בנקאי/מדען ראשי דורשים לראות לפני שיבחנו השקעה, מענק או העמדת אשראי לעסק הינם דוחות חשבונאיים וניהוליים, לרבות תקציבים ותחזיות. לאותם דוחות מתלוות גם לא מעט שאלות ובדיקות, לעיתים גם הערכת שווי ובדיקת נאותות, כשהתשובות הן אלה אשר יכריעו לרוב את הכף להשלמת ההשקעה או להעמדת מסגרת האשראי.
טיפול בתהליכים שכאלה כדאי שיוטל על איש כספים מיומן שמכיר את המספרים מבפנים, שחשוף לפעילות העסקית ושיכול לספק מידע מהימן וראוי, ולעמוד מול אנשי הכספים המייצגים את הצד שני.
ישנם מקרים בהם עסק מתכנן את פעילותו קדימה באופן כזה שהתוצאות תהיינה אטרקטיביות עבור משקיע פוטנציאלי. כדי שהמאמצים הללו ישאו פרי חשוב שיהיה מעורב בתהליך איש כספים שמכיר את המטריה.
פיקוח על עבודת מנהל החשבונות – חכמים ממני כבר טענו כי לא טוב היות האדם לבדו. בארגונים רבים קיים מנהל חשבונות יחיד שמהווה פונקציית כספים בודדה ובלעדית. פגשתי עסקים רבים בהם הפעילות גדלה ונעשתה מורכבת, בעוד שמנהל החשבונות נותר בגפו לנצח על המקהלה.
זוג עיניים נוסף יכול במקרה זה רק לתרום, גם בהתמודדות עם העומס שבשגרה, וגם בבקרות ובבדיקות של רישומים ופעולות. לעיתים העניינים נעשים מורכבים מדי ונדרש רואה חשבון שיתן מענה הולם לצרכי החברה, וילווה את צמיחתה.
בשירותי הצבאי למדתי שכאשר יש ספק – אין ספק. בעל עסק או מנכ"ל שמרגיש שנושא הכספים ונגזרותיו יוצאים מכלל שליטה, או שאין מבוגר אחראי שיכול לתת מענה לצרכים הפיננסיים של הארגון מוכרח לצרף מנהל כספים מיומן, ויפה שעה אחת קודם. זכרו שהנזק שעלול להיגרם כתוצאה מטיפול מאוחר בבלאגן עלול להיות בלתי הפיך.
