מנהל חשבונות – הרבה מעבר לחשבוניות ולהתאמות – חלק א
שמעתי לאחרונה לא מעט קולגות מתחום הכספים מלינים על-כך ש"קשה מאוד למצוא כיום מנהל חשבונות טוב".
כמו מרבית המקצועות בעולם הכספים, גם הנהלת חשבונות הוא תחום רחב אשר כולל בתוכו מספר נישות, שיכולות להשתלב בארגון בדרגים שונים – החל מזוטרים, דרך דרגי ביניים ועד במקרים מסויימים בכירים מאוד. כבר נתקלתי בחברות ראויות בהן מנהל החשבונות ישב על כס מנהל הכספים הנכסף, בכפיפות ישירה למנכ"ל, ותפקד כפונקציה מרכזית מאוד.
זו הסיבה שלפני שיוצאים לגייס מנהל חשבונות לצוות, חשוב להגדיר תחילה את מקומו במחלקת הכספים. השאלות שעולות הן בעצם מהו "מנהל חשבונות טוב", למה בדיוק אמורים לצפות ממנו, ואיזו פונקציה הוא אמור למלא בארגון?
התשובה, כמו במקרים רבים בחיים, תהיה תלויית צרכים ונסיבות.
היקף התפקיד בקשר הפוך לגודל הארגון
אבחר להתמקד כאן ברשותכם בארגונים בסדר גודל קטן עד בינוני (עד מאה עובדים) בהם ישנו רואה חשבון יחיד. בארגונים גדולים נפוץ שעיסוקו של מנהל החשבונות תחום לגבולות גזרה צרים למדי, שנעים בין רישומי יומן, להתאמות ולמשימות גזברות מסויימות (כגון גביה ותשלומים). זאת על-אף שכבר עבדתי גם לצד מנהלי חשבונות מחוננים שרמתם המקצועית והאישית לא תבייש חשב מנוסה בחברה גדולה.
מניסיוני, דווקא בארגונים קטנים יותר בהעדר צי של כלכלנים ורואי חשבון, נוצר ואקום אותו מנהל חשבונות מוכשר יכול למלא, זאת בתנאי שישנם ההכשרה, הפיקוח והכלים המתאימים:
בקרה תקציבית – מי אמור להכיר את המתחולל ב- P&L אם לא מנהל החשבונות?
בקרה תקציבית ראויה מתחילה בראש ובראשונה מרישום ושיוך נכונים של הכנסות והוצאות, שהם למעשה אינספור חשבוניות שעוברות מדי יום בהנהלת החשבונות ונקלטות אל תוך המערכת.
שליטה טובה באינדקס החשבונות בחלוקה לקטגוריות, בשליפת דוחות ובעבודה על האקסל ימצבו את מנהל החשבונות כעוזר חשב או בקר תקציב לכל דבר.
כדי שמנהל החשבונות יוכל להעמיד את המאזן בסוף תקופה, חשוב שיהיה מעורב גם בטיפול ברכוש קבוע, בחשבונות החתך ובביצוע ההפרשות.
גזברות – הפקת וקליטת חשבוניות לא מוכרחה להיות כל עולמו של מנהל החשבונות. תחום הגזברות מגוון מאוד, החל מממשקי הרכש והתשלומים לספקים וכלה בחיוב וגביה מלקוחות, ניהול ובקרה של תזרים המזומנים והקשר היום-יומי עם הבנקים. מנהל חשבונות בעל ראיה רחבה והבנה של המתחולל בעסק יכול להשתלב מצויין לצד מנהל הכספים במטלות הגזברות השוטפות, במיוחד בנושא הגביה שבארגונים רבים לא מקבל את תשומת הלב הראויה, ועלול להקשות מאוד על הנזילות.
אגב גביה, נחשפתי כבר למקרים בהם היעדר גובה ייעודי בארגון הביא לכך שהנהלת החשבונות של הלקוח כלל לא הכירה את הספק שנזכר לבצע גביה באיחור אופנתי - מעולם לא הקימו את הספק במערכת הנהלת החשבונות, ואת החשבונית שלעיתים נשלחה בדואר ישראל ואבדה או שהופקה ולא נשלחה בכלל, קיבלו רק לאחר כמה חודשים ואף שנים ממועד ביצוע העסקה. פשוט לא היה מי שיבצע את הבקרה השוטפת אודות החשבונית, שמצאה עצמה מתבזבזת בין הכסאות. למותר לציין שבמקרים כאלה סיכויי הגביה קלושים עד לא קיימים.
מחשוב תהליכים – אנו חיים בעידן טכנולוגי מאוד, ובארגונים מסויימים ישנה תחושה שדווקא תחום הנהלת החשבונות נותר הרחק מאחור, תקוע בשנים שהכל היה בשחור-לבן-עם כמה גוונים של אפור. ההבדל בין מנהל חשבונות שמתעקש להשתמש בפקס, בניירת מודפסת וחשבוניות שנשלחות בדואר רשום, לבין זה שמשתמש בגליונות אלקטרוניים ומבצע תשלומים במס"ב הוא דרמטי. הטכנולוגיה לא תכניס את עצמה לעסק - האדם שמבצע את המטלות היום-יומיות צריך להיות זה שלוקח חלק פעיל במחשוב תהליכים ויודע להפיק את המקסימום מהמערכות העומדות לרשותו.
פערים טכנולוגיים עלולים להוות תקרת זכוכית משוריינת למנהלי חשבונות, מוכשרים ככל שיהיו, כך שהחפצים בתוצרים איכותיים ובהספקים גבוהים נדרשים להתקדם למאה ה- 21.
יצא לי לחזות בהתאמת ספק-לקוח שהורכבה מכרטסות בנות מאות שורות ונעשתה באמצעות דפים מודפסים ושלל מארקרים. תוכלו לנחש בעצמכם את משך הזמן שנדרש למלאכה דמויית עינוי סיני מסוג זה, ומה היתה רמת הדיוק בסופו של יום. מזל שאת המארקרים החליפה זה מכבר הסלבריטאית המחוזרת שבפונקציות, הלא היא ה- VLOOKUP.
השתלבות באפיון והטמעת ERP – אם כבר במערכות ממוחשבות עסקינן, ה- ERP (מערכת לניהול משאבי הארגון) היא האבא והאמא של הטכנולוגיה בחברה שפניה צופות עתיד.
מנהל החשבונות הוא משתמש מרכזי של מודול הכספים במערכת שכזו. עם העבודה היום-יומית באים גם התובנות והצרכים והתסכולים, לכן חשוב לשלב גם אותו בפרוייקט בסדר גודל שכזה. דוחות, תהליכים וממשקים טובים יחסכו לכולם לא מעט כאב ראש, כשהכל מתחיל מהאפיון הבסיסי ומהבנת התהליכים הפשוטים ביותר כגון רישום תנאי תשלום, סגירת הזמנות רכש וקליטת חשבוניות, פתיחת הזמנות לקוח והפקת חשבונית, התאמות בנקים וכרטיסי אשראי והרשימה עוד ארוכה.
חשבות שכר – נפגשתי רבות במקרים בהם חשבות השכר בוצעה בכלל במיקור-חוץ (בעיקר בחברות שמונות מתחת למאה עובדים).
דווקא כאן ישנה הזדמנות לתת ולקבל ערך מוסף - בנוסף לכך שנתוני השכר מטיילים מחוץ לכותלי הארגון, אין סיבה שמנהל חשבונות פנימי לא יעבור הכשרה והעשרה מקצועית (במסגרת קורס תעודה במידה ונדרש) ויתפקד גם כחשב שכר. מעבר לחסכון הכספי, העובד מרחיב את אופקיו המקצועיים ואת חיוניותו לארגון, ולמנהל הכספים ולעובדים יש כתובת אחת ברורה ומוחשית בנושא השכר. ההתעסקות בעניין השכר בחברה של מתחת למאה עובדים לא אמורה לדרוש במצטבר יותר משליש משרה של עובד מיומן. אין כל רע במיקור חוץ, במיוחד בתחום הכספים, אבל אם כבר ישנו מנהל חשבונות פנימי – חשבות שכר in-house עדיפה לכולם.
תמיכה במנהלי פרויקט – פרוייקטים סופר חשובים נתקעים לעיתים עקב מחלוקות כספיות, שבמקרים רבים נובעות מעניינים פשוטים שנפלו בין הכסאות והלכו והסתבכו, בעיקר כיוון שלא היה owner קבוע לפרוייקט מצד מחלקת הכספים, כך שמנהלי פרוייקט מוצאים עצמם לא פעם לבדם במערכה מול הלקוח/ספק, ללא מענה ברור לסוגיות הכספיות.
המעורבות והחשיפה של מנהל החשבונות לפרוייקטים עצמם ולעבודה מול ממשקים חוץ-ארגוניים הינה הכרחית לגביה אפקטיבית מהלקוחות ולתשלומים שמבוצעים בזמן לספקים, ויכולה לסייע למנהל הפרויקט בבקרות ובבדיקות מגוונות.
רוטינות – בהעדר מערכת ממוחשבת שנותנת פתרון ממשי, כנפוץ בחברות קטנות, מצאתי את עצמי מבצע רוטינות חשבונאיות וטכניות שנמשכו זמן לא מבוטל, אשר במבט לאחור על-אף מורכבותן יכלו לגמרי להיעשות ע"י מנהל חשבונות.
מנהל כספים שמעדיף לבצע את הפעולות הטכניות המורכבות בעצמו שוגה חמורות. השנים לימדו אותי שהשקעה בהדרכה ובתרגול של איש צוות מחזירה את עצמה במהרה. סיפור אמיתי.
החלק הבא יעסוק בתהליך הגיוס של מנהל החשבונות, בשיקולים השונים ובתפיסת התפקיד מנקודת המבט של מנהל הכספים.
