מנהל חשבונות – הרבה מעבר לחשבוניות ולהתאמות – חלק ב
מנהל שהערכתי מאוד אמר לי פעם שהוא בוחר מבין המועמדים האפשריים לא את זה בעל הנסיון הרלוונטי ביותר, אלא את זה בעל הפוטנציאל הגדול ביותר, והאופי המתאים למילוי התפקיד, להשתלבות בארגון ולצמיחה בתוכו.
גילוי נאות – אין לי ההשכלה או ההכשרה של רכז גיוס. הנאמר פה מבוסס בעיקר על נסיוני האישי שנצבר מהובלת מספר גיוסים של מנהלי חשבונות. אני יוצא כאן מנקודת הנחה שהמטרה היא לגייס עובד אל תוך הארגון ולא להשתמש בשירותים במיקור-חוץ, שיכול להיות נושא מצויין למאמר אחר. דמותו של גוף כספים בכל ארגון לא מושפעת רק מהעומד בראשו, גם למנהל החשבונות הזוטר ביותר יש השפעה משמעותית על מקצועיותה של מחלקת הכספים ועל האופן שבו היא נתפסת על-ידי יתר המחלקות בארגון. כאשר ניגשים למלאכת הגיוס יש להגדיר תחילה איך רואים את גוף הכספים – שירותי? טכנולוגי? מנוסה? יסודי? מסודר? תקשורתי? אל רשימת המכולת הזו מצטרפות גם מגבלות השכר, ודרישות בסיסיות אחרות ברוח הארגון.
העדפת פוטנציאל על-פני ניסיון בעיניי ישנם מספר שיקולים מרכזיים שיהפכו כל גיוס שנעשה מחר להצלחה המסחררת של יום המחרתיים:
הגדרת המשרה ודרישות התפקיד – לא לחינם קראתם והגעתם עד הלום. כפי שציינתי ארוכות, מנהל חשבונות יכול וצריך להוות פונקציה מרכזית בגוף כספים מצומצם. ניסיון בקליטת חשבוניות ספקים, בביצוע גביה והתאמות בנק זה נחמד, אבל לאלו צריכות גם להתלוות דרישות אודות יכולות טכנולוגיות, שליטה בישומי מחשב ורקע במערכות ERP, בהפקת דוחות ובביצוע בקרות והכנת שכר. יותר מזה, יש לכוון לאדם שמעוניין ללמוד, להתפתח ולהתמודד עם אתגרים מקצועיים, בעל פוטנציאל מעבר לניהול חשבונות קלאסי. מועמד איכותי לאו דווקא מגיע עם ניסיון ספציפי במערכת ממוחשבת X או בהתאמות מסוג Y, כל הרעיון הוא שיהיה אדם בעל יכולות למידה והסתגלות, שכן גם המשימות והמערכות בארגון משתנות לאורך הזמן. גם אם מדובר בתחליף לעובד שעזב, זו הזדמנות טובה לחשב מסלול מחדש ולשקול כיצד ניתן לעשות שינוי שהוא אכן לטובה.
הפצת הבשורה – ישנן מדיות רבות לפרסום המשרה, כמו גם שיקולים של ציון טווח השכר ושם הארגון. מנסיוני עדיף להיות מפורט וגלוי ככל האפשר, באופן שמחפש העבודה יבין באמת באיזו משרה מדובר, כך שיחסך לשני הצדדים זמן יקר. אתרי ואפליקציות דרושים, רשתות חברתיות (כגון פייסבוק ולינקדאין) וחברות השמה הם כלים מגה אפקטיביים לגיוס, אליהם מצטרפים גם חברים, מכרים, קולגות ונותני שירותים מקושרים שיכולים להפנות מועמדים ראויים בשיטת הפה לאוזן.
סינון קורות החיים – גם כשמרגישים שכבר אין כוח לקו"ח, אל לנו להתעצל ולהסתמך על הסינון של המגייס ממחלקת משאבי האנוש. מומלץ לבקש לעבור על כל קורות החיים שהגיעו בערוצים השונים על-מנת לוודא שמועמד ראוי לא נופה כתוצאה מאי הבנה מצערת או חוסר תשומת לב. לצד הסיוע המתקבל מהמגייס, מנהל הכספים הוא זה שאמור לבצע את הסינון הראשוני של המועמדים, מייגע ככל שיהיה.
ראיון – לכל מנהל ישנם הדגשים שחשובים לו ולפיהם מתוכנן הראיון. תריסרי ראיונות שקיימתי הביאו אותי למסקנה שכימיה בינאישית תופסת מקום מרכזי מאוד בבחירה, ושבשורה התחתונה זו לא השאלה או התשובה הספציפית, אלא תחושת הבטן הכללית. תמיד העדפתי לבצע את הראיון לצד המגייסת, שכן גם להתבוננות מהצד בשיחה בין המועמד לאשת משאבי האנוש ערכים מוספים משמעותיים, ועשויה להוות מקור לרעיונות לשאלות עוקבות. מומלץ מאוד להוסיף לראיון גם מבחן מעשי דוגמת שליטה ביישומי מחשב ורמה טכנולוגית, רמת הבקיאות בשפה הרלוונטית לעבודה היומיומית, רישומי יומן והתאמות או כל כלי אחר שבא לבחון לוגיקה והתמודדות עם אתגרים. גם למידת האינטנסיביות בתפקיד יש משקל קריטי – חשוב להבהיר למועמד מה הפוזיציה טומנת בחובה. ישנם מנהלי חשבונות מוכשרים מאוד שאינם בנויים לתפקיד בעל אופי לחוץ ותובעני. אל כל אלה מוכרחות להצטרף כמובן המלצות אמינות ממעסיקים קודמים. באמצעות שאלות ענייניות ניתן ללמוד המון אודות המועמד ממנהל העבר שלו. במקרים של פערי שכר בין הצדדים, לעיתים משתלם לעשות את המאמץ הנוסף ולשדרג מעט את תקציב השכר כדי לא לפספס מועמד איכותי. הרי בדרך כלל לא מדובר בסכומים דמיוניים, ושכר בינוני מביא עמו לרוב רמה בינונית. טווח השכר של מנהלי חשבונות רחב מאוד ונגזר כמובן מאופי התפקיד, מהניסיון המקצועי ומערכים מוספים שמביא עמו העובד לארגון. השכר ברוטו למשרה מלאה מתחיל מאזור ה- 6,000 ש"ח ויכול להגיע גם ל- 20,000 ש"ח וצפונה.
הכשרה והתפתחות מקצועית – בשעה טובה נמצא המועמד המתאים, אלא שכאן רק מתחילה העבודה הקשה. גם עובד מנוסה זקוק לתשומת הלב של מנהלו ושל ממשקים אחרים בארגון. לנחיתה רכה וחפיפה יסודית חשיבות קריטית להמשך הדרך - מנהל הכספים נדרש לתכנן לו"ז חפיפה מסודר, לחשוף את המגוייס הטרי לבעלי תפקידים רלוונטיים בארגון, לדאוג להתאקלמותו החברתית ובעיקר לחשוב לעומק על אופק ההתפתחות של העובד החדש. קשה מאוד לשמר מנהל חשבונות איכותי בלי שיהיה לו לאן לשאוף, והרי לא נרצה שכעבור שנה-שנתיים הוא יפזול כבר למקום העבודה הבא.
