לשמור על הכסף בסטארט-אפ שלך: צרתם של עניים וגם של עשירים
בין אם הסטארט-אפ שלכם מרופד במזומנים ובין אם אתם מחפשים נואשות אחר משקיע שיושיע - כסף הוא משאב מתכלה, במיוחד במיזם נטול הכנסות המצוי בשלבי פיתוח בו היתרות בבנק רק הולכות וצונחות בכל חודש שעובר.
משכורות, תשלומים ליועצים וספקים, שכר דירה, פגישות עסקיות וחיזור אחר לקוחות ומשקיעים פוטנציאליים – כל אלה מדללים בשיטתיות את החמצן של העסק. כבר לא משנה עד כמה המיזם היה פורץ דרך ונוטף פוטנציאל, כשהמזומן אוזל - החגיגה נגמרת, ולא נותר אלא לכבות את האורות.
תחושת התסכול רק מתעצמת כשלעיתים כל מה שבאמת היה נדרש כדי לצלוח את המשבר זה עוד קצת זמן, עוד קצת כסף. כאשר עסק מתנהל סביב סכום מוגדר וקשיח (תקציב), ניהול נכון של המזומן יכול להאריך משמעותית את תוחלת החיים של המיזם ולשפר את סיכויי ההישרדות שלו.
תכנון נכון של תזרים מזומנים זו משימה לא פשוטה, לעיתים סיזיפית. אביא כאן מספר נקודות שיכולות לסייע בניהול אחראי של הכסף בסטארט-אפ:
ניהול תזרים מזומנים
ניהול תזרים הינו משימה יום-יומית שדורשת לא רק מדידה אחורנית לצרכי בקרות, אלא בעיקר יכולת לתכנן ולחזות קדימה. כבר הסכמנו שתזרים המזומנים הינו האוויר לנשימה של כל עסק, וכפי שישנם לא מעט אנשים שמתקשים להימנע ממשיכת יתר בחשבונם הפרטי, משיחות לא נעימות עם הבנקאי, ומהסתבכות עם עסקאות בתשלומים בכרטיס האשראי, כך גם סטארט-אפים רבים לא מסוגלים לנהל עצמם תזרימית.
המטרה היא כמובן שמקורות המזומן והאשראי יהיו זמינים לביצוע תשלומים בזמן אמת על-מנת לעמוד במחויבויות. כדי לעמוד בהן יש לקחת בחשבון את כל הטרנזקציות הקרובות אל מול המשאבים הקיימים.
תנאי אשראי עם לקוחות וספקים, קווי אשראי מבנקים וממוסדות, צ'קים, כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות ומס”ב, המרות מט"ח, ריבוי חשבונות בנק ומטבעות – כל אלה מתנקזים אל תוך בליל של טרנזקציות שמתרחשות מדי יום בחברה. המשימה היא הפיכת ה"בלתי צפוי" למתוכנן וידוע מראש, הרמת דגלים כשנדרש והימנעות מקטסטרופות מיותרות.
גם גביה מלקוחות ותשלומים לספקים – המשפיעים העיקריים על תזרים המזומנים כדאי שינוהלו תחת אותה מטריה תכנונית על מנת שכל הגורמים ילקחו בחשבון בבקרה התזרימית.
ביצוע בקרה תקציבית
העמדת תקציב תקופתי (שנתי/רבעוני/חודשי) הכרחית לצורך קביעת יעדים פיסקאליים לסטארט-אפ, ולקיבוע המסגרת התקציבית סביבה יפעל המיזם בהתאם למשאבים הכספיים העומדים לרשותו, זאת כדי להגדיר את גבולות הגזרה שחריגה מהם משמעותה ככל הנראה סוף לסיפור.
העמידה באותם יעדים תימדד ע"פ הביצועים התקופתיים בפועל. לא ניתן לערוך דוח תקציב תכנון מול ביצוע ללא שליטה מלאה בפעילות העסקית ובמהות ההכנסות וההוצאות.
אם ניהול תזרים המזומנים זו פעילות הנעשית בשוטף, הכנת דוחות תקציביים דורשת השקעת זמן משמעותית בהרבה, תוך לקיחה בחשבון של משתנים רבים ומגוונים יותר. כך מבצעים גם בקרה מלמעלה על דרישות תשלום שהגיעו מספקים (חשבוניות), ואפקטיביות הפקת החיובים ללקוחות - ניתן לעלות על מקרים בהם סכומי ההכנסות או ההוצאות שנרשמו בהנהלת החשבונות (בהתאם לחשבוניות) אינם תואמים את מה שסוכם עם לקוחות וספקים.
רכש ותשלום לספקים
הרכש מהווה חלק נכבד מעוגת ההוצאות, לצד השכר. לפני שרצים לשלם את החשבונית לספק שלא מפסיק לנדנד כבר שבועיים, חשוב לוודא שהיא נבדקה כנדרש.
הרבה לפני שהחשבונית התקבלה רצוי להוציא הזמנת רכש אל הספק, אשר מכילה בתוכה תיאור של השירות/מוצר לרבות המחיר, הכמות ותנאי התשלום – מה שיקל על בדיקת החשבונית לכשתגיע. בעת ביצוע ההזמנה נבדוק שיש להוצאה מסגרת תקציבית מתוכננת. כדאי להגדיר בארגון כי כל תשלום חשבונית יהיה טעון אישור של גורם מוסמך – זאת על מנת שלא יבוצע רכש בלתי מתוכנן ומיותר.
את החשבונית מהספק יקבל בדרך כלל מזמין השירות/מוצר בארגון כנגד הזמנת הרכש. יש לבדוק את החשבונית ולוודא שהסכום תואם את ההזמנה ואת מה שסוכם, לאשר אותה בהתאם למקובל בארגון ולהעביר להנהלת החשבונות שם היא נקלטת למערכת לאחר שנבדק כי היא לא שולמה כבר בעבר, ומשולמת בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו (על-מנת שלא תשולם לפני הזמן).
גם אם התשלום בוצע בכרטיס אשראי חשוב להעביר את החשבונית להנה"ח כדי שהיא תיקלט, וההוצאה ומע"מ התשומות ירשמו וידווחו.
סוגיה רגישה במיוחד הינה רכישות שנעשו עבור המשרד, לרבות מזון, שתיה וציוד משרדי. לעיתים נופתע לגלות שמדובר במאות ואלפי שקלים מדי חודש במצטבר. יש לעקוב אחר צבר ההוצאות המשרדיות, ולנהל תקציב ייעודי לנושא.
כרטיסי אשראי וקופה קטנה
מקומם הטבעי של כרטיסי האשראי של העסק, ושל קופת המזומנים הקטנה הינו בתוך כספת נעולה. יש להימנע ממצב שמזומן וכרטיסי אשראי נמצאים ללא השגחה, או מטיילים בין העובדים. גם בעסקים אשר נוטים להשתמש תכופות בכרטיס האשראי כדי לשלם לספקים, יש להקפיד לרכז את ביצוע התשלומים בפועל אצל אדם אחד, לעקוב אחר כל תשלום ולבדוק מדי חודש את התדפיס בעיון.
גם ריבוי כרטיסי אשראי הוא נושא בעייתי. ניתן לאבד בקלות את המעקב ויתכנו מצבים בהם בכלל לא מודעים לעצם קיומם של כל הכרטיסים.
שכר
עובדים הם המשאב היקר ביותר שקיים בסטארט-אפ, ולרוב השכר הינו רכיב הוצאה מרכזי. חשוב להקפיד על חוזה העסקה חתום עם כל עובד חדש שנקלט, וכי כבר בימיו הראשונים בארגון הוא משויך לקופת פנסיה.
גם ההפקדות לפנסיה הן נושא בעייתי בארגונים רבים, שכן גם אם כספי הפנסיה עברו בפועל לקרנות השונות, לא תמיד הם משוייכים נכונה ונוצרים מצבים בהם העובד לא רואה בקופת הפנסיה האישית שלו הפקדות שבוצעו ע"י המעסיק. לכן חשוב למנות בסטארט-אפ סוכן פנסיה מאגד אשר מבצע את הבקרות הנדרשות ברמה רבעונית על-מנת לוודא שכל הכספים שהועברו לקרנות הפנסיה גם שוייכו נכונה ברמת העובד הבודד.
יש לעבור בעיון רב על המשכורות טרם ביצוע תשלום השכר, ולוודא שהן תואמות לתנאי ההעסקה שסוכמו בחוזה, לרבות מקרים בהם משולם תמריץ, וכי הוא חושב נכון.
לעיתים ההכנה של התלושים מתעכבת וממהרים לשלם את המשכורות לפני שיחלוף ה- 9 בחודש, בלי שמספיקים לבצע בדיקה. זו לא סיבה לא לבצע בקרות, גם אם הן בדיעבד.
חשבון בנק
חשבון הבנק זמין עבורנו כיום יותר מתמיד, אין תירוץ שלא להיכנס ולעבור על התנועות בחשבון העו"ש מדי יום. מעבר לבקרה תזרימית בסיסית, בדיקה שכזו יכולה לזהות חריגות וטעויות, לרבות תשלומים ותקבולים שגויים, עמלות בנק וריביות מיותרות, צ'קים שחזרו, פעילות חריגה בכרטיס האשראי ועוד.
אגב עמלות בנק, מדובר בנושא עגום עבור עסקים רבים אשר לא מתעקשים לקבל הטבות ועמלות מופחתות, ולעיתים אף יושבים על מסגרות אשראי בלתי מנוצלות שלרוב משולמים בגינן סכומים אסטרונומיים.
עמלה שכיחה מאוד הינה עמלת ביצוע העברת כספים (לספקים, שכר וכו') – מומלץ להימנע מביצוע העברות באמצעות הוראה שניתנת לבנק בפקס או באתר, ולבצען באופן מרוכז פעם-פעמיים בחודש באמצעות מערכת מס"ב. מדובר בחיסכון משמעותי.
כמו כן כדאי להיפגש פיזית מדי רבעון עם הבנקאי ולבקש פירוט של העמלות שנגבו, להתמקח על גובהן ולעשות את החושבים האם ניתן היה להפחיתן.
בסטארט-אפים חדשים עם פעילות צנועה ניתן אף להגיע לעמלות בסדרי גודל של חשבון פרטי, בסופו של דבר זה הכל עניין של משא ומתן נחוש.
ביטוחים
אמנם תחום הביטוח נתפס כאפור בעיני רבים, אך גידור סיכונים הוא מפתח חשוב מאוד להמשכיות העסק. לא לחינם חלק מהפוליסות נקראות אלמנטריות, שכן הן מכסות סיכונים שמרבית העסקים לא ישרדו חשיפה אליהם – לרבות ביטוח רכוש, צד ג', חבות מעבידים, אבדן הכנסות (במקרה אסון).
ישנן פוליסות נוספות כגון אחריות מקצועית, ביטוח מוצר, סייבר ועוד אשר נרכשות בהתאם לצורכי העסק ונטייתו לשאת בסיכונים.
ישנם משקיעים שאף דורשים מהסטארט-אפ לרכוש פוליסת ביטוח אנשי מפתח, במיוחד בארגונים קטנים וצעירים אשר מתבססים על מספר קטן של בעלי תפקיד שבלעדיהם למיזם אין סיכוי, או מקרים אחרים בהם המשקיעים חוששים שהיזמים לא יפעלו בהתאם למסוכם ומחפשים כיסוי ביטוחי למקרה שכספם יבוזבז לשווא.
לעיתים ישנם סעיפי ביטוח בתוך חוזי התקשרות אשר מחייבים את החברה להחזיק בפוליסות מסויימות בגבולות אחריות נקובים.
יש להקפיד על קיום הביטוחים וחידושם מדי שנה ישירות מול המבטח או באמצעות סוכן.
יובהר כי כל המופיע במאמר זה הינו דעתו של הכותב בלבד.
האמור לעיל הינו מידע כללי וראשוני בלבד, ולא נועד בשום מקרה לשמש כייעוץ משפטי או פיננסי.
אין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ באיש מקצוע העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה או קבלת כל החלטה.
