לנהל בתוך ג'ונגל ממוזג – מורה נבוכים לניהול כספים
כל אדם שהתנסה בכך יעיד שניהול עסק זה לא ממש גן של שושנים: כובד האחריות, שעות העבודה הארוכות, מורכבות האופרציה והמרוץ הבלתי נגמר אחר השוק הם רק ההתחלה. לפעמים בין הפיתוח העסקי, לשיווק, לתפעול ולשירות הלקוחות היזם מוצא עצמו יושב במשרד ממוזג שמרגיש כמו ג'ונגל, כשהדבר האחרון שרצה הוא להשתתף בעל כורחו בפרק בלתי מתוכנן של הישרדות, עונת אזור התעשייה הרצליה פיתוח.
קל מאוד ללכת לאיבוד בהתנהלות היום-יומית, בין כל המשימות השוטפות, ההתרוצצויות והפגישות, במיוחד כשלא קיימים תהליכים מסודרים ונהלים המלווים בבקרות. אותן בקרות אמנם דורשות משאבים, אך כשעושים את החשבון לרוב התועלת גוברת בגדול על העלות. בסופו של דבר ניתן לאתר את מרבית הכשלים בהתנהלותו של עסק דרך המידע הקיים במערכות הכספים ובממשקים שבין גוף הכספים ליתר החלקים בארגון.
מטרתו של הצ'ק-ליסט הבא היא לנסות לפרום את הסבך ולעשות סדר בתהליכים והממשקים הנוגעים לתחום הכספים שכדאי שהקברניטים בכל עסק יקחו כחומר למחשבה, שכן בלעדיהם אבדן השליטה עלול להיות רק עניין של זמן:
1. גביה וניהול לקוחות – מזומן הוא החמצן של העסק, אך רבות הן התלאות עד שהוא מוצא עצמו בחשבון הבנק. כדי שלקוח ישלם, צריך לוודא שהופקה חשבונית ושסכומה משקף את המוצר/שירות שניתן ושהיא הגיעה אל איש הקשר הרלוונטי בצד הלקוח, עדיף בפורמט דיגיטלי באמצעות דוא"ל ולא במסמך קשיח שנשלח דרך דואר ישראל, הסיבות ברורות מאליהן. מאותו רגע יש לבצע מעקב אחר מועד התשלום בהתאם לתנאי התשלום שנקבעו, ובמידה ומתעכב יש להפעיל מאמצי גביה.
למעשה מדובר בתהליך בן מספר שלבים:
תמחור-הפקת חשבונית-שליחתה אל הלקוח ווידוא הגעתה-מעקב אחר מועד התשלום-גביה.
מספיק שאחת החוליות בשרשרת הזו לא מתפקדת כיאות, והעסק ימצא עצמו משווע לחמצן במהרה. לעיתים התמחור עצמו כה מורכב (בעיקר בפעילות פרויקטלית), שכבר בשלב זה נמדדים עיכובים של שבועות ארוכים, ואיש המכירות או מנהל הפרויקט לא יודעים להנחות את מנהל החשבונות מהו הסכום לחיוב בחשבונית.
2. רכש ותשלום לספקים – הרכש מהווה חלק נכבד מעוגת ההוצאות, לצד השכר. לפני שרצים לשלם את החשבונית לספק שלא מפסיק לנדנד כבר שבוע, חשוב לוודא שהיא נבדקה כנדרש.
הרבה לפני שהחשבונית התקבלה עדיף להוציא הזמנת רכש אל הספק, אשר מכילה בתוכה תיאור של השירות/מוצר לרבות המחיר, הכמות ותנאי התשלום וטעונת אישור של גורם מוסמך בארגון – זאת על מנת שלא יבוצע רכש בלתי מתוכנן ומיותר.
את החשבונית מהספק יקבל בדרך כלל מזמין השירות/מוצר בארגון כנגד הזמנת הרכש. יש לבדוק את החשבונית ולוודא שהסכום תואם את ההזמנה ואת מה שסוכם, לאשר אותה בהתאם למקובל בארגון ולהעביר להנהלת החשבונות שם היא נקלטת למערכת לאחר שנבדק כי היא לא שולמה כבר בעבר, ומשולמת בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו (על-מנת שלא תשולם לפני הזמן).
בדיקת סכום החשבונית וציון מועד התשלום הם החלק החשוב ביותר בתהליך שנועד לשמור על כספי הארגון ולמנוע הוצאות ותשלומים בלתי מחויבי המציאות.
גם אם התשלום בוצע בכרטיס אשראי חשוב להעביר את החשבונית להנה"ח כדי שהיא תיקלט, וההוצאה ומע"מ התשומות ירשמו וידווחו.
סוגיה רגישה במיוחד הינה רכישות שנעשו עבור המשרד, לרבות מזון, שתיה וציוד משרדי. לעיתים נופתע לגלות שמדובר במאות ואלפי שקלים מדי חודש במצטבר. יש לעקוב אחר צבר ההוצאות המשרדיות, ולנהל תקציב ייעודי לנושא.
3. כרטיסי אשראי וקופה קטנה – מקומם הטבעי של כרטיסי האשראי של העסק, ושל קופת המזומנים הקטנה הינו בתוך כספת נעולה. יש להימנע ממצב שמזומן וכרטיסי אשראי נמצאים ללא השגחה, או מטיילים בין העובדים. גם בעסקים אשר נוטים להשתמש תכופות בכרטיס האשראי כדי לשלם לספקים, יש להקפיד לרכז את ביצוע התשלומים בפועל אצל אדם אחד, לעקוב אחר כל תשלום ולבדוק מדי חודש את התדפיס בעיון.
גם ריבוי כרטיסי אשראי הוא נושא בעייתי. ניתן לאבד בקלות את המעקב ויתכנו מצבים בהם בכלל לא מודעים לקיום כל הכרטיסים.
4. שכר – עובדים הם המשאב היקר ביותר שקיים בעסק, ולרוב השכר הינו רכיב הוצאה מרכזי. חשוב להקפיד על חוזה העסקה חתום עם כל עובד חדש שנקלט, וכי כבר בימיו הראשונים בארגון הוא משויך לקופת פנסיה.
יש לעבור בעיון רב על המשכורות טרם ביצוע תשלום השכר, ולוודא שהן תואמות לתנאי ההעסקה שסוכמו בחוזה, לרבות מקרים בהם משולם בונוס, וכי הוא חושב נכון.
לעיתים ההכנה של התלושים מתעכבת וממהרים לשלם את המשכורות לפני שיחלוף ה- 9 בחודש, בלי שמספיקים לבצע בדיקה. זו לא סיבה לא לבצע בקרות, גם אם הן בדיעבד.
5. חשבון בנק – חשבון הבנק זמין עבורנו כיום יותר מתמיד, אין תירוץ שלא להיכנס ולעבור על התנועות בחשבון העו"ש מדי יום. מעבר לבקרה תזרימית בסיסית, בדיקה שכזו יכולה לזהות חריגות וטעויות, לרבות תשלומים ותקבולים שגויים, עמלות בנק וריביות מיותרות, צ'קים שחזרו, פעילות חריגה בכרטיס האשראי ועוד.
אגב עמלות בנק, מדובר בנושא עגום עבור עסקים רבים אשר לא מתעקשים לקבל הטבות ועמלות מופחתות, ולעיתים אף יושבים על מסגרות אשראי בלתי מנוצלות שלרוב משולמים בגינן סכומים אסטרונומיים.
עמלה שכיחה מאוד הינה עמלת ביצוע העברת כספים (לספקים, שכר וכו') – מומלץ להימנע מביצוע העברות באמצעות הוראה שניתנת לבנק בפקס או באתר, ולבצען באופן מרוכז פעם-פעמיים בחודש באמצעות מערכת מס"ב. מדובר בחיסכון משמעותי.
כמו כן כדאי להיפגש פיזית מדי רבעון עם הבנקאי ולבקש פירוט של העמלות שנגבו, להתמקח על גובהן ולעשות את החושבים האם ניתן היה להפחיתן או יותר מכך, להימנע מהן בהתנהלות קצת אחרת. בעסקים חדשים עם פעילות צנועה ניתן אף להגיע לעמלות בסדרי גודל של חשבון פרטי.
6. ביטוחים – אמנם תחום הביטוח נתפס כאפור בעיני רבים, אך גידור סיכונים הוא מפתח חשוב מאוד להמשכיות העסק. לא לחינם חלק מהפוליסות נקראות אלמנטריות, שכן הן מכסות סיכונים שמרבית העסקים לא ישרדו חשיפה אליהם – לרבות ביטוח רכוש, צד ג', חבות מעבידים, אבדן הכנסות (במקרה אסון).
ישנן פוליסות נוספות כגון אחריות מקצועית, ביטוח מוצר, סייבר, ביטוח ימי ועוד אשר נרכשות בהתאם לצורכי העסק ונטייתו לשאת בסיכונים.
בנוסף, לעיתים ישנם סעיפי ביטוח בתוך חוזי התקשרות אשר מחייבים את החברה להחזיק בפוליסות מסויימות בגבולות אחריות נקובים.
יש להקפיד על קיום הביטוחים וחידושם מדי שנה ישירות מול המבטח או באמצעות סוכן.
7. מלאי ורכוש קבוע (ציוד שמשמש את העסק ולא מיועד למכירה) – ביטוח רכוש מצמצם את החשיפה לנזקים כספיים, אך מאבד מערכו אם לא נדע לומר מהו ערך הרכוש בזמן נתון.
מעקב אחר ערך המלאי והציוד אמנם ידרוש משאבים ותיעוד סיזיפי, אך לצד זה תובטח שמירה על נכסים יקרים וחיוניים להתנהלות השוטפת. פעולת רישום הציוד צריכה להתבצע במקביל לקבלתו לצד החשבונית מהספק.
חשוב לנהל ספר רכוש קבוע ובו רשימה מתעדכנת של כל הציוד שנרכש עבור העסק, תוך מעקב אחר ציוד שנמסר לעובדים לצרכים משרדיים, או בפעולות שהיו כרוכות בהוצאתו מכותלי העסק.
אותו ציוד שנמסר לעובד צריך להירשם גם כנספח לחוזה ההעסקה, כך שמצויין בבירור כי על העובד להחזירו במועד עזיבת מקום העבודה.
בכל הנוגע למלאי, גם אם לא קיים מנגנון של בקרת מלאי תמידי (רישום כניסת ויציאת מלאי מהמחסן בזמן אמת), יש להשתדל לבצע ספירות בתדירות חודשית או רבעונית ולא אחת לשנה, ולצמצם ככל הניתן את מספר מורשי הגישה למחסן.
8. תקציב, תמחור ובדיקת רווחיות – זה לא עסק בלי תקציב. ישנם ארגונים שמצפים בכיליון לביקורת השנתית כדי לקבל דווקא מרואה החשבון החיצוני פידבק בכל הנוגע לתוצאותיהם הכספיות. למותר לציין שמדובר במצב עגום מאוד, שכן רזולוציה שנתית איננה מתקבלת על הדעת בכל הקשור לבקרה פיננסית.
העמדת תקציב תקופתי (שנתי/רבעוני/חודשי) הכרחית לצורך קביעת יעדים כספיים לארגון. העמידה באותם יעדים תימדד ע"פ הביצועים התקופתיים בפועל. אותה בקרה גם מאפשרת מעקב אחר חיוב לקוחות (הכרה בהכנסה) ורכש מספקים (רישום הוצאות).
לתמחור השפעה מכרעת על צד ההכנסות - טעות נפוצה מאוד היא תמחור מוצר לפי עלותו הישירה בלבד (בהתאם לרווח הגולמי הרצוי), תוך התעלמות מהעלויות העקיפות. תמחור נכון יקח בחשבון את כלל העלויות שמבטאות נכונה את הטיפול במוצר, מרגע רכישתו ועד מכירתו ללקוח, לרבות: שכר עובדים (מכל המחלקות הרלוונטיות), אחסון ושינוע, שיווק, יעוץ, סליקה, מסים, פחת, מימון, כלליות ועוד.
כאמור, מהתמחור תיגזר גם רווחיות המוצרים. בדיקת הרווחיות עלולה להפוך למלאכה מורכבת בעסק שבו קיים ריבוי תחומי פעילות עם מגוון של מוצרים ושירותים. במקרה שכזה יש להתייחס לכל תחום כאל מרכז רווח נפרד, ולגזור עבורו את ההוצאות הרלוונטיות אל מול ההכנסות שהניב. כך ניתן לקבל החלטות מבוססות בנוגע לשינויים בתחומי הפעילות - יציאה מתחומים מסויימים והרחבת אחרים.
9. זכויות והטבות – לצד החובות באות הזכויות. המדינה וארגונים פרטיים מציעים לפעמים תמריצים והטבות, לעיתים כאלו שנתפרו בדיוק לצורכי העסק. לפני שמחליטים לפתח מוצר עתיר הוצאות, או לשכור שירותים יקרים לטובת שינויים ושיפורים בארגון, כדאי לבדוק האם מוצעת תמיכה כספית מצד גורם חיצוני.
הרשות לחדשנות, הטבות מס ומימון ממשלתי הן רק חלק מהאפשרויות העומדות לטובת העסק. משרד הכלכלה לדוגמה, מפעיל את קרן מעוף ומציע יעוץ מקצועי מסובסד הניתן על-ידי מומחים במגוון תחומים.
10. עולם הסחר האלקטרוני – כאשר מדובר בפעילות סחר מקוון עתירת סליקת אשראי, יש לבצע בקרה הדוקה על העמלות הנגבות מהעסק (הקמת מסופים, סליקה, עמלות מינימום ועוד).
בכל הקשור לתקבולים - יש לבצע התאמות בין ההזמנות שבוצעו באתר, לבין העסקאות ששודרו לחברת האשראי והתקבולים בפועל מחברת האשראי. יתכנו מקרים בהם ההזמנה בוצעה באתר וסופקה ללקוח, אך הכסף לא מצא את דרכו דרך צינורות האשראי לקופת החברה.
יובהר כי כל המופיע במאמר זה הינו דעתו של הכותב בלבד.
האמור לעיל הינו מידע כללי וראשוני בלבד, ולא נועד בשום מקרה לשמש כייעוץ משפטי.
אין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ באיש מקצוע העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה או קבלת כל החלטה.
